Treepin — Verwerkersovereenkomst

1. Definities

• Verwerkingsverantwoordelijke of Klant: de organisatie (gemeente, beheerder, vennootschap) die een abonnement heeft afgesloten op het Treepin-platform en die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
• Verwerker of Treepin: Greenlight BV, handelend onder de naam Treepin, die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant.
• Betrokkene: de natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt (gebruikers, technici, medewerkers van de Klant).
• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in art. 4(1) AVG.
• Subverwerker: een derde partij die door Treepin wordt ingeschakeld om verwerkingsactiviteiten uit te voeren.

2. Onderwerp en aard van de verwerking

Treepin verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de levering van de diensten beschreven in de Algemene Voorwaarden, meer bepaald:

• beheer van gebruikersaccounts (naam, e-mail, rol) van medewerkers van de Klant;
• opslag van inspectiegegevens, beheerplannen en terreinwerkzaamheden ingevoerd door of namens de Klant;
• versturen van e-mailmeldingen aan gebruikers van de Klant via het platform;
• verwerking van GPS-coördinaten en locatiegegevens gekoppeld aan het account van de Klant;
• verwerking van foto's en bijhorende AI-analyse geüpload door gebruikers van de Klant.

3. Verplichtingen van de Verwerker

3.1 Doelbinding

Treepin verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Treepin gebruikt de persoonsgegevens van de Klant niet voor eigen commerciële doeleinden.

3.2 Vertrouwelijkheid

Treepin garandeert dat personen die zijn gemachtigd om persoonsgegevens te verwerken, zich hebben verbonden tot vertrouwelijkheid of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.

3.3 Beveiliging

Treepin treft passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico, conform art. 32 AVG. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• versleutelde datatransmissie via HTTPS/TLS;
• toegangsbeveiliging op basis van rollen en rechten;
• regelmatige beveiligingsupdates en monitoring;
• veilige opslag via gecertificeerde cloudinfrastructuur (Supabase/PostgreSQL, Vercel, Google Cloud Storage).

3.4 Subverwerkers

De Klant verleent Treepin een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. Treepin maakt gebruik van de volgende categorieën subverwerkers:

• Supabase Inc. – databasehostingplatform (VS, met SCCs);
• Vercel Inc. – applicatiehostingplatform (VS, met SCCs);
• Google LLC – Cloud Storage voor foto-opslag (VS, met SCCs);
• Anthropic PBC – AI-verwerking voor fotoanalyse (VS, met SCCs);
• Resend Inc. – e-mailverzending (VS, met SCCs).

Treepin stelt de Klant vooraf in kennis van beoogde wijzigingen in de inzet van subverwerkers, zodat de Klant bezwaar kan aantekenen. Subverwerkers worden gebonden aan gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen.

3.5 Bijstand

Treepin verleent de Klant bijstand bij het nakomen van diens verplichtingen inzake de rechten van betrokkenen (art. 12–22 AVG), de beveiliging van de verwerking (art. 32 AVG), de melding van inbreuken (art. 33–34 AVG) en de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (art. 35–36 AVG), voor zover dit redelijkerwijs van Treepin kan worden verlangd.

3.6 Teruggave en verwijdering

Na beëindiging van de dienstverlening verwijdert of retourneert Treepin alle persoonsgegevens, naar keuze van de Klant, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. De Klant dient dit schriftelijk te verzoeken binnen 30 dagen na beëindiging.

3.7 Audit

Treepin stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van de verplichtingen van deze overeenkomst aan te tonen, en verleent medewerking aan audits of inspecties door de Klant of een door de Klant gemachtigd auditkantoor, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn en vertrouwelijkheidsafspraken.

4. Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke

De Klant garandeert dat:

• de verwerking van persoonsgegevens via het Treepin-platform steunt op een geldige rechtsgrond conform art. 6 AVG;
• betrokkenen afdoende zijn geïnformeerd over de verwerking overeenkomstig art. 13–14 AVG;
• de Klant tijdig en correct instructies verstrekt aan Treepin met betrekking tot de verwerking;
• de door de Klant ingevoerde gegevens feitelijk juist zijn en geen onrechtmatige verwerking inhouden.

5. Internationale doorgifte

Voor zover subverwerkers persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt Treepin voor passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V AVG, in het bijzonder via standaardcontractbepalingen (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

6. Aansprakelijkheid

Elke partij is aansprakelijk voor inbreuken op de AVG die aan haar zijn toe te rekenen. Treepin is niet aansprakelijk voor inbreuken die het gevolg zijn van onjuiste instructies van de Klant of van handelingen die buiten de opdracht van de Klant vallen.

7. Duur en beëindiging

Deze verwerkersovereenkomst is van kracht zolang Treepin persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant. Zij eindigt automatisch bij beëindiging van de dienstverlening, tenzij wettelijke verplichtingen een verdere verwerking vereisen.

8. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Brussel, tenzij partijen een andere bevoegde rechtbank overeenkomen.